ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS

Análisis de puestos

            Es la suma de tareas que componen un puesto o posición de trabajo; y de las destrezas, conocimientos, capacidades y responsabilidades del trabajador para su adecuado ejercicio. El análisis de puestos permite diferenciar el trabajo de un puesto, al de todos los demás. Por definición,  es el procedimiento para determinar las obligaciones, características y perfiles de las personas que serán necesarias para ocupar determinados puestos de trabajo. Produce información acerca de los requisitos para determinada posición y  es determinante para la elaborar descripción y especificación de los puestos.  Este proceso es determinante puesto que es una exploración y reconocimiento de tareas, responsabilidades, características y condiciones de cada posición; y como es que cada puesto se relaciona con los demás existentes dentro de la organización.

            En esencia, el análisis de puestos es la justa herramienta para saber lo que se requiere o pide de un colaborador; destrezas, exigencias físicas, mentales, conocimientos y experiencias. Con lo que cuenta la organización para que se desempeñe el trabajador: equipo y maquinaria. Y por último los factores ambientales de la misma organización. Salarios, jornadas, relaciones, líneas de promoción, etc.  El análisis de puestos es la etapa inicial de muchos procesos de la gestión de los recursos humanos, porque de ahí se comienza a desprender las relaciones entre colaboradores, así como la formulación  de las políticas en las que se fundamentan los objetivos y fines que se persiguen con el desempeño de cada posición. En conclusión podemos decir que el análisis de puestos es una plataforma fundamental y determinante para la descripción y valoración de cada puesto dentro de una empresa, puesto que nos proporciona los perfiles que más se ajustan a nuestra organización y como es que podemos lograr conseguir y retener  a ese capital humano.

¿En cuáles situaciones se necesita o recomienda el análisis de puestos?

Cuando se funda la organización	Cuando se crean nuevos puestos	Implementación de tecnología	Actualización de sistemas de compensación	Contratación y selección ineficaces
Cuando la organización se origina es indispensable saber los puestos y perfiles necesarios para sacar avante a la empresa. Motivo por el cual se necesita un análisis de los puestos, ya que esto será la plataforma que permitirá fundamentar y originar una organización sólida.	Al implementarse nuevos puestos de trabajo, debido a motivos de expansión o adición de nuevas tareas. Es necesario un análisis, ya esta nueva posición, este bajo los términos, políticas y procedimientos que la organización ha marcado para que la persona en el puesto arroje los objetivos esperados.	A la llegada de nuevo equipo o herramientas, los puestos de trabajo se tendrán que ser analizados. La herramienta y equipo condicionan y determinan en gran parte la eficiencia y eficacia del puesto. Por ejemplo, no ser la lo mismo un trabajo 100% manual, después de haber implementado un robot o equipo automatizado.	El análisis de puestos es una radiografía de cada posición en la organización. Por lo que en este caso, el análisis de puestos, permitiría distinguir quien cuanta con más responsabilidad, está expuesto a mayor riesgo o a situaciones específicas de cada posición. En base a ello es como la empresa podría formular un tabulador para su sistema de compensación.	Como es sabido el análisis de puestos permite tener una mejor visión del perfil de los colaboradores que se buscan para cada puesto que oferta la empresa. Es por ello indispensable que si una organización no cuenta con sistemas eficaces de contratación y selección ejecute un análisis antes de contratar.
Falta de capacitación de la mano de obra	Baja productividad	Corriente de trabajo uniforme	Tareas indeterminadas	competencia y la autoridad
Cuando existen discrepancias en le adestramiento y capacitación de nuestros colaboradores, se efectúa un análisis de puestos. Con la finalidad de generar mano de obra calificada, que permita tener el perfil adecuado a los puestos en los que se desempeñan.	Una de las causas de baja productividad es precisamente no tener a la persona adecuada para el puesto. Como en un ejercicio de engranes un engrane de mayores dimensiones en un lugar inadecuado, puede retrasar la maquinaria. Sin embargo, el engrane de condiciones adecuadas acelera y eficiente la productividad.	La falta de homogeneidad en las posiciones de trabajo, y el  no tener claro las responsabilidades de cada posición, genera atrasos y que el producto no llegue a tiempo al cliente, lo cual representa una debilidad de la organización, cuya cura sería un análisis de puestos.	Si un puesto de trabajo no está bien planteado, además de que no es cubierto con el perfil de colaborador adecuado, seguramente será fuente de conflictos para a organización. Puesto que en muchos casos, las actividades de un puesto no están establecidas, se entra a lagunas; lo cual genera que nadie se responsabilice por determinadas tareas.	El análisis d puestos nos ayuda a generar y a determinar las responsabilidades de cada puesto, así como su grado de autoridad, gente a cargo y situaciones a las que determinada posición tiene que responder. Esto para evitar duplicar funciones y que se gestione adecuadamente.

¿Cuáles son los datos que se reúnen en el análisis de puestos?

Actividades del trabajo
Actividades y procesos del trabajo	Registros de las actividades		Procedimientos utilizados	Responsabilidad personal
Conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica	Un registro de actividades  es un reconocimiento de las circunstancias  que se consideran de relevancia en el puesto de trabajo.		Significa la manera, forma, condición o modo que el puesto tiene que adaptarse ay comportarse ante determinadas circunstancias.	Se trata de plasmar el significado de la labor de cada puesto en la organización y el impacto que tendrá esta labor.
Actividades orientadas al trabajador
Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicación en el trabajo			Movimientos elementales para el análisis de métodos
Se trata del desempeño y proceso que cada persona en la organización efectúa. Desde barrer hasta dirigir, y la manera en que se puede trasmitir la información obtenida en cada puesto, para que la alta dirección se nutrida para su labor de toma de decisiones.			Por ejemplo, Estudiar el trabajo de los trabajadores, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo.
Maquinas, herramientas y  equipo
Por definición maquinas, herramientas y equipos tienen un solo propósito facilitar la realización de una tarea mecánica que requiere de una aplicación correcta de energía. Motivo por el cual, estos elementos son incluidos en un análisis del puesto.
Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar		Habilidades requeridas		Desempeño del trabajo
Conjunto de información cuya fuente es la experiencia o el aprendizaje y que un colaborador utiliza para cumplir cabalmente con su labor.		Es el talento, pericia o aptitud que un colaborador tiene o tendrá que tener para cubrir adecuadamente el puesto.		Realización de las funciones propias de un cargo o trabajo, en cuya estadística se verá reflejada la optimización del puesto.
Análisis de error		Normas de trabajo		Medición del trabajo
Proceso matemático mediante el cual se trata de describir las funciones de puesto, y así tratar de reducir los errores en su desempeño.		Son los lineamientos  que se aplican al trato dado a los trabajadores		Indica el resultado del esfuerzo físico desarrollado en función del tiempo
Contexto del puesto
Condiciones físicas de trabajo			Requerimientos personales para el puesto
Son las circunstancias físicas en las que el empleado se encuentra cuando ocupa un cargo en la organización. Es el ambiente físico que rodea al empleado mientras desempeña un cargo.			Requisitos y aptitudes personales adecuadas para el adecuado cumplimiento de una posición en la organización.
Identidad del puesto
La identidad tiene que ver con casi todo: desde fusiones, motivación y búsqueda de sentido, hasta etnicidad, emprendimiento y emociones, pasando por políticas, participación y equipos de proyectos. En pocas palabras, afectan los procesos y objetivos de las empresas, e impactan en los resultados.

Proceso de obtención de información para el análisis de puestos

1	Asegurar, para su éxito,  que el  apoyo  de  la  administración  superior sea visible.	Significa que los directivo deben estar de acuerdo con analizar los puestos d trabajo, para sí poder sacar mejor provecho a cada posición, y adecuar a los colaboradores a la misma.
2	Identificar los puestos que es necesario analizar.	Como vimos en la pregunta anterior, ante la introducción de nuevas tecnologías, el origen de una organización, etc. Se debe reconocer los puestos en los que un análisis será más fructífero.
3	Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos	Cuestionario, entrevista, bitácora, observación. Y combinaciones.
4	Reunir y organizar la información obtenida	Se trata de sistematizar la información para ordenar los datos ya recogidos, siguiendo criterios lógicos, de tal manera que sea más factible y practico, el análisis y reporte de la misma, con el objetivo de cumplir con los fines y requerimientos de la organización.
5	Revisar la información con los participantes	Se trata de compartir los resultados obtenidos con las partes interesadas en el proceso de análisis: directivos, trabajadores
6	Desarrollar una descripción y especificación de puesto	Se trata de la parte final o materialización de nuestro análisis. En la que se pone en práctica lo aprendido, se cierran las discrepancias que se han señalado en el análisis y se dan sugerencias para las áreas de oportunidad de cada puesto.

¿Cómo elegir el mejor método de análisis de puestos?

Con el análisis del puesto de trabajo deberá quedar perfectamente definido las características y demandas de trabajo, tanto desde el punto de vista técnico como humano. Sabremos con el análisis qué se hace, cómo se hace y en qué condiciones. Se debe de tener muy presente que el análisis sirve para comprobar si el diseño ha sido acertado; o puede sé que a raíz del análisis se vuelva a diseñar el puesto. Los distintos métodos utilizados para analizar los puestos de trabajo, pretenden descubrir si el trabajo se está haciendo de una forma adecuada o no, con el objetivo de mejorar o adaptar los puestos de trabajo ya existentes, para ver si todas las tareas son necesarias o si por el contrario se necesita incluir otras, o modificas las formas de hacerlas.

Debido a la variedad de personalidades, habilidades, conocimientos y experiencias que requiere cada puesto, y que cada colaborador oferta. Asimismo, cada técnica para el análisis de puestos oferta ventajas y desventajas. Por lo que  resulta necesario considerar los factores que a continuación se enunciaran,  para determinar la mejor técnica de análisis, que se amolde mejor a las características de los colaboradores estudiados:

De acuerdo a:
Tipos de puestos
Los puestos profesionales y de supervisión se prestan al análisis mediante entrevistas y cuestionarios.			El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observación y los partes.
Acceso del analista al lugar de trabajo:
Se encara mejor el trabajo de ventas y atención a distancia empleando cuestionarios y partes.			La entrevista y la observación pueden ser más convenientes para los puestos de la casa matriz.
Preparación previa por el analista:
La preparación de los cuestionarios exige una inversión previa de mucho tiempo para el diseño y el ensayo.		Los partes suelen requerir menos tiempo porque no hace falta que sean muy detallados.		Las entrevistas y la observación son menos complejas si están bien planeadas en cuanto al tipo de información que se quiere reunir.
Aceptación por los empleados
El método de entrevistas es menos amenazante, ya que permite al analista explicar y responder a cada persona.	Los cuestionarios, los partes y la observación pueden resultar contraproducentes si no les precede una comunicación eficaz a los empleados.		La mayoría de los analistas experimentados creen que el método de los cuestionarios es el más eficaz.		El cuestionario puede robustecerse si lo siguen entrevistas complementarias selectivas. De este modo, el analista puede salvar las limitaciones de un método combinándolo con otro.

Bibliografía

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Puchol, L. (s.f.). Dirección y gestión de recursos humanos. España: Diaz de Santos.

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http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto3.html